Uitvoering van je programma

Sectorafspraken voor de institutionele dialogen van 2024

Zoals we al eerder hebben aangekondigd, zullen de institutionele dialogen voor 2024 grotendeels gaan over de follow-up van de verbeterpunten in de DBE-certificering. Hier zijn enkele praktische richtlijnen om in gedachten te houden voor de volgende institutionele dialogen (ID):

Wanneer:

• Gezien de zomervakantie zullen de ID’s in de laatste vier maanden van 2024 worden georganiseerd.
• Als er in 2024 al een ID is georganiseerd, zal er een tweede “uitzonderlijke” ID worden georganiseerd om de DBE certificeringskwestie aan te pakken.
• Om uitzonderlijke redenen is het mogelijk om de ID begin 2025 te houden (maar dit is niet gewenst).
• Ter herinnering, de datum van de ID moet gezamenlijk door u en uw DGEO-coördinator worden vastgesteld.

Agenda :

• Opvolging van de verbeterpunten van de DBE-certificatie met het oog op de screening. Na de herziening van het Koninklijk Besluit van 2016 kunnen organisaties die een DBE-certificering hebben behaald, onder bepaalde voorwaarden worden vrijgesteld van het RGB-domein voor de volgende screening (zie de door de minister goedgekeurde nota).
• Andere punten die uw organisatie en uw DGEO-coördinator belangrijk vinden om te bespreken.
• Let op, voor gezamenlijke programma’s: net als bij “klassieke” ID’s kunnen organisaties die deelnemen aan een gezamenlijk programma zelf beslissen of het georganiseerde ID collectief of individueel is. In tegenstelling tot voorgaande jaren is het echter niet aan te raden om de ID’s van 2024 collectief te houden, op enkele uitzonderingen na, aangezien de ID’s van 2024 voornamelijk zullen gaan over een element dat specifiek is voor elke organisatie (het monitoring- en evaluatiebeleid).

Waar :

Bij wijze van uitzondering wil de DGEO dat de ID 2024 zoveel mogelijk op de DGD wordt gehouden om de deelname te vergemakkelijken van de leden van de interne DGEO werkgroep erkenning, die in sommige gevallen waarschijnlijk meerdere ID’s per dag zullen moeten bijwonen. Het is mogelijk om de ID volledig virtueel te organiseren, op voorwaarde dat de technische capaciteiten aanwezig zijn om de ID in de best mogelijke omstandigheden te laten plaatsvinden. Het hybride formaat moet worden uitgesloten.

Vergaderprocedure en PV van de ID :

• De vergadering wordt voorgezeten door de DGEO en het secretariaat wordt verzorgd door de betrokken organisatie.
• Om aanspraak te kunnen maken op vrijstelling van het RGB-domein moet de betrokken organisatie de notulen van de ID als bewijs voorleggen. In deze context zal:

1) Het PV van de ID zal een standaardformulier bevatten dat de update bevestigt. Dit formulier is al opgenomen in de te gebruiken model van PV.

2) De notulen van de ID moeten worden ondertekend door de administratie. Houd er rekening mee dat de notulen pas worden ondertekend nadat ze zijn doorgelezen en goedgekeurd door de verschillende deelnemers van de administratie (DGEO programmacoördinator, zijn/haar dienstshoofd en één lid van de interne DGEO werkgroep erkenning).

Deelname DGEO:

De DGEO programma coördinator zal aanwezig zijn, evenals het diensthoofd, voor zover mogelijk. De administratieve delegatie zal worden aangevuld met één lid van de interne DGEO werkgroep erkenning, als waarnemer en indien nodig ondersteuning. Het doel is om een systematische deelname van leden van deze werkgroep aan alle ID’s te hebben om een overzicht te hebben en een billijke behandeling van alle organisaties te garanderen. De programmacoördinator heeft de leiding over de vergadering en het diensthoofd en het lid van de werkgroep erkenning bieden ondersteuning.

Ter herinnering: een lid van de federaties kan als waarnemer aanwezig zijn, op uitnodiging van de betrokken organisatie. De aanwezigheid van een persoon van de federatie als waarnemer is essentieel voor het uitvoeren van onze missies. Door deel te nemen aan deze institutionele dialogen leren we veel over individuele organisaties, maar ook over de sector. Op basis van deze kennis kunnen we onze acties aanpassen. Deze deelname is des te belangrijker met het oog op de nieuwe erkenning en screening.

Vergeet ons dus zeker niet uit te nodigen!

Aarzel niet om contact op te nemen met Iseult (Iseult.kestelyn@ngo-federatie.be) als je verdere vragen hebt over de institutionele dialoog.

Voorbereiding institutionele dialoog 2024

Om in aanmerking te komen voor de vrijstelling van de toetsing op het gebied van resultaatgericht beheer, moet de organisatie die erkenning aanvraagt:

1. Aantonen in de vraag tot erkenning dat het de certificering heeft en het jaar waarin het is verkregen;
2. De notulen verstrekken van de institutionele dialoog 2024 waarin de administratie heeft bevestigd dat de certificering is bijgewerkt. OF Verzoeken om hiervoor in de eerste helft van 2025 een institutionele dialoog te houden.

Een goede schriftelijke voorbereiding op de 4 vragen uit de nota kan zeker helpen tijdens de dialoog zelf.

Er wordt gevraagd om de volgende punten voor te bereiden voor de ID:

• Een herinnering aan de conclusies en de opgesomde verbeterpunten en de zelfevaluatie van het al dan niet adequaat zijn van de follow-up die aan de aanbevelingen gegeven wordt/ heeft gegeven/zal worden gegeven. De evolutie van de sterke punten van de organisatie en het vervolg dat gegeven is aan de specifieke aandachtspunten.
• Becommentarieerde zelfevaluatie van de evolutie van de basiscriteria sinds het behalen van de certificering en de kwaliteit van de evaluaties.
• De geleerde lessen betreffende het monitoring- en evaluatiesysteem van de organisatie als geheel.
• Identificatie van één of meer evaluaties waarop de organisatie zich wil richten tijdens de Institutionele Dialoog.

• Hou er rekening mee dat deze schriftelijke voorbereiding 10 werkdagen voor het ID moet doorgestuurd worden en dat de schriftelijke voorbereiding  minimum enkele werkdagen in beslag zal nemen. Laat dit dus niet al te lang liggen!
• Voorzie een goede PP met de kernboodschappen die je wilt meegegeven.
• Overweeg of er nog andere belangrijke punten zijn die je wilt bespreken op dit ID buiten de opvolging van de DBE certificatie.
• Buiten jullie dossierbeheerder zal er zeker minimum 1 persoon uit de DGD werkgroep erkenning aanwezig zijn bij dit ID.
• Model PV kan je terugvinden op de website van de federatie. Vergeet niet hier ook het belangrijkste in te noteren gezien de getekende PV dient voor de vrijstelling toetsing RGB.

Let op: De aanvraag tot vrijstelling zelf wordt ingediend op het moment van indiening van de vraag tot erkenning in december (met de getekende PV van de ID als bewijs of de aanvraag tot ID in de eerste helft van 2025).