De financiële functie in een ngo
Een financieel gezonde ngo heeft sterke relaties met zijn donoren, met zijn partners en het breed publiek, maar maakt ook deel uit van een sterk sectoraal netwerk, dat actief aan uitwisseling en samenwerking doet.
Charlotte Gowie
Medewerkster Financiële duurzaamheid en Innovatie 02 536 19 28 contacteerFinanciële gezondheid bij een ngo
Een financieel gezonde ngo heeft een financiële strategie, die door de organisatie gedragen wordt en waarmee ze de organisatiemissie helpt bewerkstelligen.
De financiële strategie bepaalt het gewenste niveau van fondsendiversificatie, de resultaatsbesteding, de diepte van de reserves en het aandeel van het eigen vermogen om de organisatiemissie optimaal te ondersteunen.
Ze bevat ook de stappen om deze financiële indicatoren succesvol te bereiken en te onderhouden.
De financiële functie en haar scope
We lieten ons door Amelior vzw begeleiden om de financiële functie binnen de kernprocessen van een organisatie te kaderen.
Geïnspireerd door de belangrijke nuance dat financiële middelen in een ngo zijn wat ze zijn (namelijk een middel om een maatschappelijk doel te bereiken en geen doel op zich), definieerden we de kerntaak van de financiële functie als ‘de financiële middelen van een organisatie beheren en ter beschikking stellen, en er inzichtelijkheid in creëren’.
Om deze rol op een complete manier invulling te geven, volstaat het niet om uitvoerend te werken, door dus gewoon een boekhouding te hebben zonder meer.
We pasten dit inzicht toe op onze eigen organisaties en stelden vast dat er belangrijke verschillen bestonden: de financiële functie kan zich beperken tot een uitvoerende rol, waarbij de boekhouding en de basisrapportering onder zijn takenpakket valt, maar ze kan evenzeer tactisch ingevuld worden, wanneer ze bijvoorbeeld meewerkt aan de uitbouw van de planning.
Wanneer ze deze planning ook weet te vertalen in een financiële strategie, die keuzes rond fondsendiversificatie, personeelsbeleid, partnerschappen en andere samenwerkingsverbanden integreert, dan kunnen we zelfs spreken van een strategische invulling van de rol, aangezien ze dan de hoger beschreven kerntaak ten volle garandeert.
De drie rollen en hun verantwoordelijkheden
-
De uitvoerende invullingen
- Boekhouding
- Budgettering en forecasting
- Rapportering
-
De tactische invullingen
- Basishygiëne
Hiermee wordt bedoeld dat de financiële functie de geldende regels en normen met betrekking tot fiscale wetgeving en financiële verantwoording opvolgt (uitvoerende taken), maar ook dat zij er verantwoordelijk voor is dat bepaalde principes van gezond en transparant financieel beheer in alle gelederen van de organisatie gekend zijn en toegepast worden.
Dit wil zeggen dat zij er bijvoorbeeld op toeziet dat de analytische boekhouding duidelijk gecommuniceerd wordt naar bestuursorganen, zodat zij beslissingen kunnen nemen op basis van een correct begrip van de cijfers. Het betekent ook dat de basisprincipes van budgetopbouw gekend zijn bij de operationele teams die aan programma’s en projecten werken. Dit alles vergt een bepaalde mate van standaardisatie, continuïteit en uniformiteit in gebruikte tools.
- Fondsendiversificatie
-
De strategische invullingen
- Waardecreatie
Vanuit het waardencreatie-perspectief gezien, vertaalt de essentie van de financiële functie zich in het zichtbaar maken van de resultaten van de organisatie en er het juiste achtergrondnarratief aan te koppelen.
Dit creëert waarde binnen de organisatie, omdat het behapbaar maken van de financiële middelen & transacties de operationele teams in staat stellen hun doelen te realiseren. Daarnaast geeft het donoren inzicht in het maatschappelijk, sociaal en duurzaam rendement van hun investering.
De keuze van de juiste KPI’s is hierin belangrijk. Het is een kwestie van de operationele invulling van de interne rapportering.
- Beschikbaar maken en beheren van de financiële middelen
Vanuit zijn meest strategische invulling, is de financiële functie er verantwoordelijk voor de financiële middelen van de organisatie te beheren en ter beschikking te stellen, zodat de organisatiemissie gerealiseerd kan worden. Hiervoor is het nodig het strategisch plan van de organisatie te vertalen naar een financieel plan, dat aangeeft welke middelen hoe worden vergaard, waar ze worden ingezet en welk resultaat daarmee bereikt dient te worden. Deze verantwoordelijkheid ligt in de meeste gevallen bij de raden van bestuur, al wordt ze gevoed door de financiële functie.
Op basis van bovenstaande theoretisch kader, ledeninput uit de werkgroepen, en interviews werd een inspiratiegids opgemaakt over het belang van de financiële functie in een organisatie.
In een snel veranderende wereld is een wendbare, financieel gezonde organisatie essentieel. De gids toont hoe de financiële functie – vaak overbelast door administratieve verplichtingen – ook een motor kan zijn voor duurzaamheid en toekomstgericht werken. Op basis van concrete praktijkvoorbeelden en inzichten uit de sector biedt deze publicatie handvatten om de financiële rol binnen je organisatie te versterken. Deze gids bundelt inzichten en geleerde lessen van enkele leden van ngo-federatie die tijdens werkgroepen, vormingen of interviews aangehaald werden. De publicatie vertolkt niet noodzakelijk het standpunt van de hele sector, maar ze dient om de discussie en reflectie binnen de sector aan te gaan.
