Erkenning van en controle op ngo’s
Elke organisatie die in België subsidies ontvangt van de minister van Ontwikkelingssamenwerking, moet eerst kunnen bewijzen dat ze in staat is om deze subsidies goed te beheren en dat ze de middelen inzet voor de doelstellingen die ze samen met haar partners beoogt. Belgische ngo’s die erkend zijn, hebben hun professionaliteit afdoende bewezen en genieten het vertrouwen van de overheid. Een organisatie of ngo wordt erkend als organisatie van de civiele maatschappij (CMO in het Nederlands of CSO in het Engels: Civil Society Organisation).
Waarom worden ngo’s in België erkend?
Dankzij een strenge erkenningsprocedure:
- zijn ngo’s strategische partners voor de overheid gedurende 10 jaar (CMO-erkenning) of 7 jaar (ECHO-erkenning).
- kunnen ngo’s meerjarige programma’s opmaken en kunnen ze op hun beurt ook duurzaam investeren in de samenwerking met hun partners (geen hit-and-run).
- is het zowel voor de overheid als voor het brede publiek duidelijk dat de lat hoog ligt om financiële steun te kunnen krijgen.
Wat is een erkenning als CMO?
Een erkenning duurt 10 jaar en om de vijf jaar wordt een erkenningsronde georganiseerd. De eerstvolgende erkenningsronde resulteert in erkenningen die starten op 1/1/2027.
Enkel en alleen organisaties die een erkenning op zak hebben, kunnen een programmadossier bij de Belgische overheid indienen voor medefinanciering. Gedurende die 10 jaar kan een organisatie twee keer een vijfjarenprogramma aanvragen (P2027-2031, 2032-2036).
Een erkenningsronde bestaat grosso modo uit 2 fasen:
- indiening van een erkenningsdossier dat bestaat uit een strategisch plan en alle bewijslast waarmee je als organisatie aantoont dat je voldoet aan alle wettelijke voorwaarden uit de wet ontwikkelingssamenwerking uit 2013 en het koninklijk besluit van 2016
- slagen voor de screening (dit is een externe audit van de organisatie)
Om erkend te worden vanaf 1/1/2027, moet je een erkenningsdossier bij DGD indienen tegen 31/12/2024. Mis je deze deadline, dan schuif je direct door naar de volgende deadline van 31/12/2029 voor erkenningen die beginnen op 1/1/2032.
Hoeveel ngo’s hebben een erkenning gekregen?
Sinds 1 januari 2022 zijn er 81 ngo’s officieel erkend als organisatie van de civiele maatschappij (CMO) door de minister van Ontwikkelingssamenwerking. 8 humanitaire ngo’s hebben ook nog een bijkomende Europese erkenning (ECHO).
De officiële lijst van de erkende CMO’s vind je op de website van DGD
Kan een ngo wel onafhankelijk werken met overheidsgeld?
Jazeker. De erkenning van een ngo biedt de minister garanties dat de organisatie waarmee zij of hij samenwerkt, voldoet aan de minimumeisen voor organisatiebeheersing. De principes van autonomie en initiatiefrecht worden dus juist dankzij die strenge erkenningsprocedure gegarandeerd en de ngo krijgt daarmee het startschot om verder onafhankelijk of ‘niet-gouvernementeel’ aan het werk te gaan. De inhoud van het eigenlijke programma maakt een ngo nog altijd samen op met haar partners.
Hoe verloopt de erkenning en screening?
-
Erkenningsdossier
De eerste horde die genomen moet worden in de erkenningsprocedure is de indiening van een erkenningsdossier. Organisaties die vanaf 1 januari 2027 erkend willen zijn, moeten dit dossier al indienen tegen de deadline van 31/12/2024. In dit erkenningsdossier presenteer je het strategisch plan van de organisatie en toon je aan dat je aan alle wettelijke voorwaarden voldoet om erkend te kunnen worden.
Wettelijke referenties:
- Wet OS (2013): de 5 algemene voorwaarden en de 6 specifieke voorwaarden in artikel 26
- KB 2016: gedetailleerde omschrijving van de voorwaarden in artikel 3 en 4
Inhoud erkenningsdossier (samenvatting)
- De essentie van het erkenningsdossier is het strategisch plan (20 blz.) waarin een organisatie volgende zaken beschrijft: missie, visie, doelstellingen op 5 en 10 jaar, strategie, organisatiestructuur, financieel beleid en beheer, financieel plan, landen, partners, doelpubliek
- De bewijslast leveren dat de organisatie voldoet aan de 5 algemene en 6 specifieke voorwaarden uit de wet OS uit 2013
- Activiteitenverslagen en jaarrekeningen (tot vijf jaar terug)
- Statuten
- Documenten voor de screening
Praktisch
Het KB 2016 is momenteel aan herziening onderhevig en een aantal zaken zullen wijzigen voor het erkenningsdossier. Overweeg je om een erkenning als CMO aan te vragen tegen 1/1/2027? Contacteer dan ngo-federatie.
-
Screening
Een groot deel van de erkenning bestaat uit de ‘screening’. Dit is een doorlichting van verschillende domeinen van organisatiebeheersing. In het verleden werd die doorlichting volledig uitgevoerd door externe bureaus (PWC voor 2007, Deloitte voor 2017).
Wettelijke referenties
De vereisten voor de screening liggen vast in het KB 2016 (art. 2, 8, 9, 10, 11, bijlage 1, bijlage 2 en bijlage 3)
Inhoud screening (samenvatting)
- Domein financieel beheer
- Domein risicobeheer
- Domein strategisch beheer
- Domein integriteit
- Domein resultaatgericht beheer
- Domein partnerschapsbeheer
- Domein transversale thema’s (gender en milieu)
- Domein transparantie
Opmerking: De eerstvolgende screening zal bovenstaande 8 domeinen auditen. Het KB 2016 dat tot nu toe als wettelijke referentie heeft gediend, wordt momenteel herzien en de domeinen personeelsbeheer en procesbeheer verdwijnen uit de screening. Het domein integriteit zal in de toekomst nieuw zijn.
Praktisch
- Een organisatie dient alle vereiste documenten uit bijlage 3 (KB 2016) in bij DGD tegen eind 2024;
- DGD en/of een extern bureau analyseren de ingediende documenten (desk study);
- DGD en/of een extern bureau bezoekt de zetel van de organisatie en checkt de ingediende documenten aan de realiteit van de organisatie (site visit) (zal in de loop van 2025 zijn).
-
Wanneer kan een erkenning worden ingetrokken?
- wanneer een organisatie niet meer aan de algemene of specifieke voorwaarden uit de wet ontwikkelingssamenwerking (2013) voldoet
- wanneer een organisatie niet langer voldoet aan de verplichtingen in het kader van de subsidieregelgeving
- wanneer er fraude wordt vastgesteld
- wanneer de organisatie gedurende vijf opeenvolgende jaren geen subsidies meer heeft ontvangen
Humanitaire ngo’s hebben ook een ECHO-erkenning
De 8 Belgische humanitaire ngo’s zijn in België allemaal erkend als CMO. Aangezien de aard van hun werk vereist dat ze ook op Europees niveau subsidies kunnen aanvragen, zijn deze 8 CMO ook ECHO-erkend. ECHO is een Europese erkenning.
De ECHO-erkenning is 7 jaar geldig en de huidige erkenningen lopen af in 2027.
Op de website van DG Echo vind je meer informatie over de ECHO-erkenning.
Belgische ngo’s die subsidies bij de Belgische overheid willen aanvragen voor humanitaire projecten, moeten overigens óók een ECHO-erkenning kunnen voorleggen.
De Belgische humanitaire ngo’s zijn: Croix-Rouge Belge, Rode Kruis Vlaanderen Internationaal, Dokters van de Wereld, Oxfam België, Handicap International, Plan België, Caritas International en Artsen zonder Grenzen.
Erkenning om fiscale attesten te mogen uitreiken
Het is de FOD Financiën die bevoegd is voor de erkenningen om fiscale attesten te mogen uitschrijven.
Alle info over uitreiking van fiscale attesten op de website van de FOD Financiën
