2. Uitvoering van je programma
Bij de uitvoering van je programma komen institutionele dialogen kijken, partners en samenwerkingen, budgetaanpassingen en subsidieschijven.
Insitutionele dialoog
Open communicatie en opvolging
Art. 11 in het KB 2016 bepaalt dat de administratie (DGeo) en de ngo elkaar op regelmatige basis zien en spreken om 1) de evolutie van de organisatie (lees: erkenning) en 2) de evolutie van het programma dat wordt uitgevoerd, op te volgen. De geest van die ID’s is dat er een open communicatie is tussen alle actoren om het wederzijds begrip en het collectief leren te stimuleren.
- Sinds de herziening van het KB in 2021 liggen de agendapunten niet langer vast in de regelgeving. Elk jaar zijn er wel nog sectorafspraken hoe de ID van dat jaar georganiseerd zal worden (zie hieronder punt 2.1).
- De ID wordt minimaal 3 keer per programmacyclus georganiseerd (maximaal 5 keer).
Alle ngo’s uitgenodigd
Alle organisaties worden door DGeo uitgenodigd voor een ID. Doet DGeo dit niet, dan kan je er zelf ook om vragen (het is in eenieders voordeel om de dialoog zeker te organiseren). Organisaties uit de gegroepeerde aanvraag hebben ook ID’s en organisaties met een gemeenschappelijk programma worden in principe samen uitgenodigd voor een gemeenschappelijke ID. Als er redenen zijn om het luik over de institutionele, organisatorische en strategische evolutie van de organisaties in aparte dialogen te bespreken, kan je dit in overleg met je dossierbeheerder bespreken.
Evaluatie van de institutionele dialogen
Partners en samenwerkingsverbanden
In de programma’s 2022-2026 zijn er in de praktijk twee soorten manieren van samenwerken. We lichten de begrippen hieronder kort toe en geven commentaar hoe je er best mee omgaat.
Wat staat in de wet OS (2013)?
In de wet staat alleen een definitie naar ‘het partnerschap’ (heel algemeen, art. 2, 13°)
Wat staat in het KB 2016?
In het KB staat alleen een definitie van ‘lokale partner’ (art. 1, 3°)
Partnerschapsbeheer in kader van de screening
Het KB brengt ook nog een aantal zaken samen voor het domein partnerschapsbeheer.
- De definitie: KB 2016, art. 2 5° + bijlage 1, 5°
- De criteria waarop dat domein in 2015/2016 beoordeeld werd: bijlage 1, 5°
- De documentenlijst: bijlage 3, 5°
Wat staat in de programmaformat?
Het is enkel in de programmaformat [LINK] dat de administratie vroeg om een onderscheid te maken tussen partnerschappen (16e definitie op p. 8) en samenwerkingen (collaborations) (4e definitie op p. 6).
Voor elk zijn ook specifieke richtlijnen voor overeenkomsten opgemaakt: zie p. 41-43.
Commentaar
De verschillende definities en referenties zorgen ervoor dat de dingen ingewikkeld zijn. Als federaties willen wij de aandacht vestigen waarom het belangrijk is om hier toch zorgvuldig mee om te gaan:
- Ten eerste is het belangrijk dat we als sector partnerschappen op een zo mondiaal mogelijke manier kunnen benaderen (#ontkokering). Mondiale problemen vragen om mondiale oplossingen en dan is het nodig om met actoren overal ter wereld te kunnen samenwerken.
- De DGD-regels komen in de praktijk tegemoet aan die mondiale bezorgdheid door de introductie van twee definities: één voor partners en één voor samenwerkingen. Samenwerkingen – die niet gebonden zijn aan een geografische afbakening – houden vanzelfsprekend in dat je met andere actoren kan samenwerken rond een bepaald thema (óók als die actor niet in een GSK-land gevestigd is).
Werkgroep dekolonisering, ontkokering en evenwaardige partnerschappen
Sinds 2020 is er een werkgroep bij ngo-federatie die kritisch bevraagt, inspireert en goede praktijken bijeen brengt rond het brede thema ‘partners’. Check de pagina over dekolonisering, ontkokering en evenwaardige partnerschappen om zelf het beleid en de praktijken daaromtrent in jouw eigen organisatie kritisch onder de loep te houden.
Budgetaanpassingen
Artikel 34 in het KB 2016 voorziet de mogelijkheid om in de loop van het programma flexibel om te gaan met het programmabudget. Aan de hand van volgende regels kan je dit op een goede manier aanpakken.
Mag je schuiven tussen de jaren?
Ja. De limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
Het budget en de outcomes zijn beschreven voor 5 jaar. Als er grote wijzigingen zijn gedurende de 5 jaar die aanleiding kunnen geven tot overschrijdingen van de limieten over het geheel van de 5 jaar dan moet hiervoor toestemming gevraagd worden. Goedkeuring voor tijdelijke overschrijdingen door de jaren heen moeten niet aangevraagd worden.
Mag je schuiven tussen budgetrubrieken*?
Ja. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:
- toegestane afwijking voor het totaal van een algemene budgetrubriek, binnen een outcome of de beheerskosten: de grootste afwijking tussen -30% tot +30% of € -10.000 tot € +10.000;
Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
Voorbeeld: Hieronder is te verstaan dat er binnen een outcome of binnen de beheerskosten kan geschoven worden met budget zonder goedkeuring van DGD tot 30% of €10.000. Dit is onder voorwaarde dat er meer dan één budgetrubriek is. Bijvoorbeeld in de beheerskosten bestaan 2 rubrieken: personeelskosten én kost aankoop voertuig (andere kost). Er kan dus geschoven worden met 30% (of €10.000) van het budget van kost aankoop voertuig naar personeelskost (beiden binnen de beheerskosten) (of andersom). Dit zou nieuwe budgetten opleveren bij de twee rubrieken in de beheerskosten, maar de optelsom van de budgetten blijft hetzelfde.
*Wat zijn budgetrubrieken?
Voor de operationele kosten en de administratiekosten zijn er 3 rubrieken:
- investeringskosten
- werkingskosten
- personeelskosten
Voor de beheerskosten zijn er 3 rubrieken:
- personeelskosten
- audit en evaluatie kosten
- andere kosten
Mag je schuiven tussen GSK’s?
Ja. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:
- toegestane afwijking voor het totaal van een GSK: de grootste afwijking tussen -10 % tot +10 % of € -10.000 tot € +10.000;
- toegestane afwijking voor een niet door een GSK gedekt outcome: -100 % tot + 0 %.
Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
Voorbeeld: Hieronder is te verstaan dat er geschoven kan worden met budgetten tussen GSKs. Dus concreet: het gehele budget dat is bestemd voor een bepaald GSK kan met 10% (of €10.000) verschuiven naar een ander GSK. Hierbij is geen DGD-goedkeuring nodig als de verschoven budgetten binnen de marges blijven.
Mag je schuiven tussen outcomes binnen een GSK (specifieke doelstellingen)?
Ja. Goedkeuring van de aanpassingen door de administratie is slechts vereist als de voorgestelde wijzigingen de volgende limieten overschrijden:
- toegestane afwijking voor het totaal van een outcome binnen een GSK: de grootste afwijking tussen -20 % tot +20 % of € -10.000 tot € +10.000;
Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost.
Voorbeeld: Hieronder is te verstaan dat er binnen een GSK (bijvoorbeeld GSK Benin) kan geschoven worden met budget zonder goedkeuring van DGD tot 20% of €10.000. Dit is onder voorwaarde dat er meer dan één outcome (project) is in dat GSK. Bijvoorbeeld in Benin zijn twee projecten lopende (outcome 1 rond thema A en outcome 2 rond thema B). Er kan dus geschoven worden met 20% (of €10.000) van het budget van outcome 1 van GSK Benin naar outcome 2 van GSK Benin (of andersom). Dit zou nieuwe budgetten opleveren bij de twee outcomes in GSK Benin, maar de optelsom van de budgetten van de outcomes blijft hetzelfde.
Wanneer moet je een budgetaanpassing aanvragen?
Samengevat: alle budgetaanpassingen moeten worden gecommuniceerd aan DGD, maar goedkeuring is alleen nodig indien de vastgestelde limieten (KB Art. 34) worden overschreden. Deze limieten worden berekend op basis van het initiële meerjarige budget. Hun nakoming wordt geverifieerd door de vergelijking van het initiële meerjarige budget met de totale aanpassingen voor een budgetpost. Een budgetaanpassing kan aangevraagd worden tot 120 dagen vóór het einde van het programma.
Aandachtspunten
- Het format van de budgetaanpassingen is een verplichte bijlage bij het financieel verslag. Ook al waren er in het jaar voordien geen aanpassingen gedaan die voorafgaande goedkeuring vereisten. De Excel moet opgeladen worden met de initieel goedgekeurde budgetten. Voor sommige organisaties zal het nodig zijn om lijnen toe te voegen aan het sjabloon. Dit kan zonder probleem. Het is belangrijk dat u waakzaam blijft over de formules.Let op: het sjabloon is vergrendeld (zonder wachtwoord) om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt tijdens het invullen. DGD adviseert om het sjabloon na het aanpassen van de structuur, indien nodig, opnieuw te vergrendelen, maar nog steeds zonder wachtwoord.
- Vergeet niet dat het doel van de kolommen is om de aanpassingen te identificeren die tijdens een bepaald jaar zijn gemaakt, en niet om het budget voor een rubriek/outcome/GSK tussen de jaren toe te wijzen. Alle aanpassingen die in jaar X worden gedaan, moeten daarom alleen in de kolom van jaar X staan.
- Vergeet niet dat een begrotingsaanpassing een wijziging van de totale begroting van een rubriek/outcome/GSK betekent. Het gaat niet om het bijhouden van aanpassingen in het uitgavenschema (het vertragen of vervroegen van uitgaven ten opzichte van de referentiebegroting).
Budgetaanpassing verplicht sjabloon 2022 – 2026
Subsidieschijven en schuldvorderingen
Modaliteiten voor de indiening van de schuldvordering:
- De schuldvordering dient verzonden te worden naar einvoice@diplobel.fed.be
- De ondertekende schuldvordering en de eventuele inleidende brief worden verwacht in pdf-formaat.
- Indien van toepassing, wordt de tabel met de uitgavenstaat verwacht in Excel- en in pdf-formaat (ondertekende versie).
- Indien van toepassing, wordt de berekeningstabel voor vrijwillige vermindering van de subsidie verwacht in Excel-formaat.
Betaling van de subsidie
KB 2016, Art. 32
- Programmajaar 1: schuldvordering indienen vanaf 15 januari
- Programmajaar 2: schuldvordering indienen vanaf 15 januari & deadline indienen financieel rapport van het eerste programmajaar (conform KB Art. 47 & 48) op 30 juni
- Programmajaar 3: schuldvordering indienen vanaf 15 januari & deadline indienen financieel rapport van het tweede programmajaar (conform KB Art. 47 & 48) op 30 juni
Vereiste bestedingsgraad: financieel rapport toont aan dat minstens 50% van het saldo van programmajaar één besteed is (inclusief subsidie en eigen inbreng).
- Programmajaar 4: schuldvordering indienen vanaf 15 januari & deadline indienen financieel rapport van het derde programmajaar (conform KB Art. 47 & 48) op 30 juni
Vereiste bestedingsgraad: financieel rapport toont aan dat minstens 75% van het saldo van programmajaar twee besteed is én 100% van het jaar één (inclusief subsidie en eigen inbreng).
- Programmajaar 5: schuldvordering indienen vanaf 15 januari & deadline indienen financieel rapport van het vierde programmajaar (conform KB Art. 47 & 48) op 30 juni
Vereiste bestedingsgraad: financieel rapport toont aan dat minstens 75% van het saldo van programmajaar drie besteed is, 100% van het jaar twee én 100% van jaar één (inclusief subsidie en eigen inbreng).
Let op: Indien in het laatste jaar van het programma vóór 1 juli geen schuldvordering overeenkomstig bestedingsregels wordt ingediend, is een vermindering van de schuldvordering verplicht
Bekijk KB art. 32 voor uitzonderlijke gevallen waarbij de minimale bestedingsgrens niet bereikt wordt.
Technische nota
Nota jaarperiodiciteit (annualité des dépenses)
