3.2 Morele verantwoording van je programma
In het huidige KB vervangt de morele verantwoording de vroegere narratieve jaarrapporten. De term morele verantwoording verwijst naar alle niet-financiële verantwoording over het DGD-programma. Dit omvat alles over de opvolging (monitoring) van de uitvoering van het programma die worden ingediend via het DGD portaal (fundhub). In de bijlages vind je een handleiding voor monitoring via het DGD portaal met een videolink op het einde van deze manual.
Een gestandaardiseerde fiche per outcome conform IATI
IATI als transparantie-instrument
Het International Aid Transparency Initiative (IATI) is een vrijwillig multistakeholderinitiatief.Het streeft na om de informatie over de uitgaven en de doeltreffendheid van de hulp toegankelijker, begrijpelijker en bruikbaarder te maken.IATI is een internationaal instrument waarmee organisaties (voornamelijk financiële) informatie over zichzelf en hun interventies ter beschikking kunnen stellen volgens een bepaalde standaard.
IATI is geen database waarin gegevens meteen kunnen ingevoerd worden of een plaats waar financiële stromen kunnen gevisualiseerd worden.
Organisaties moeten zich dus eerst registreren bij IATI als publisher. Daarna moeten ze de vereiste gegevens voor de morele verantwoording ingeven in het fundhub waar IATI het kan ‘oppikken’.
Organisaties moeten nu dus enkel éénmalig de url-link die ze ontvingen van DGD (per mail) voor het begin van hun programma in het IATI register plakken. Dat moet dus maar één keer gebeuren aan het begin van de 5 jaar-lifecycle van het programma.
Indien jullie de log-in & paswoord niet meer kennen van jullie account als publisher op IATI,
contacteer dan support@iatistandard.org
Jaarlijks wordt dan wel ook nog verwacht (als onderdeel van de morele verantwoording) dat jullie de volgende data in fundhub invoeren :
- Expenditures (totale uitgaven per outcome) en
- Disbursements (uitbetalingen per partner of per samenwerkingen)
In jaar 3 komen daar ook de behaalde resultaten voor de outcome indicatoren bij.
Morele verantwoording via IATI
Interessant voor de Belgische context is dat IATI niet enkel voor transparantiedoeleinden gebruikt wordt, maar ook voor verantwoordingsdoeleinden. Hoewel IATI hier eigenlijk niet voor gecreëerd werd. Dit maakt dat de IATI-publicatie in België verplicht is hoewel IATI in principe een vrijwillig initiatief is. Samen met het Verenigd Koninkrijk en Nederland, is België zo het derde land ter wereld waar organisaties verplicht worden om hun gegevens op IATI te publiceren.
IATI is in de wetgeving (KB 2016, artikel 45 §1 1°) opgenomen in het kader van de morele verantwoording. Elke organisatie die subsidie krijgt van DGD volgens het KB 2016 omtrent de niet-gouvernementele ontwikkelingssamenwerking, dient gegevens te publiceren en jaarlijks te updaten volgens de IATI-standaard. Dit is een deel van de verplichte morele verantwoording. Het gaat hier over de gegevens van de programma’s 2022-2026. Het is belangrijk te beseffen dat IATI in essentie een bron wil zijn van informatie over financiële stromen. Dit wil echter niet zeggen dat IATI door DGD wordt beschouwd als een instrument van financiële rapportage of controle.
Performantiescores en geleerde lessen
Performatiescores
Je geeft als organisatie via een zelfinschatting aan hoe je op elke specifieke doelstelling die medegefinancierd wordt door DGD, gepresteerd hebt in het afgelopen jaar.
Het performantiemeetsysteem bevat 7 criteria met telkens één of meerdere subvragen (12 subvragen in totaal):
- 5 OESO-DAC-criteria: efficiëntie, doeltreffendheid, relevantie, potentiële duurzaamheid en coherentie
- gender;
- milieu;
Elke organisatie geeft zichzelf een scores op een vierpuntenschaal (A-B-C-D) met een kleurcodering. De performantiescores zijn een systeem van ‘Exception reporting’. De performantiescores moet je alleen delen met DGD.
De naam van het bestand voor de performantiescores in 2025 (per outcome) is de volgende:
Regel : PS2025-[IATI-activity-ID].xlsx
Voorbeeld : PS2025-BE-BCE_KBO-0123456789-prg2022-0-BE.xlsx
IATI ACTIVITY ID = te vinden op het portaal (fundhub) per outcome
Geleerde lessen
Naast de performantiescores dien je ook jaarlijks (uiterlijk 30 juni van het jaar X+1) per outcome de ‘geleerde lessen’ toe te lichten.
Voor de rubriek ‘geleerde lessen’ is geen opgelegd format bepaald. De lengte van het document is wel beperkt tot 2 bladzijden per outcome.
De inhoud van de geleerde lessen is vrij. De informatie die opgenomen wordt in de rubriek geleerde lessen, kan overlappen met toelichting bij de performantiescores of kan extra informatie bevatten. De aard van de geleerde lessen hangt af van welke geleerde lessen er waren voor de outcome in het afgelopen jaar. Er kunnen door DGD suggesties gedaan worden van thema’s die interessant kunnen zijn om informatie over te delen. Bijvoorbeeld: partnerparticipatie, de link met het thematische GSK Waardig Werk, beleidsprioriteiten, evaluatie, ….
De ‘geleerde lessen’ moeten gedeeld worden met DGD via het portaal (fundhub) en op GSK-niveau via de GSK extranet van DGD.
Voor een inspiratiegids in verband met deze geleerde lessen kan je terecht op onze webpagina van de werkgroep adaptive programming.
Evaluatierapporten en management response
Evaluaties maken deel uit van het pakket morele verantwoording. Waaraan moet je voldoen op het vlak van evaluatie voor je DGD-programma 2027-2031?
In vorige programma’s waren de evaluatie vereisten de volgende; een tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie waarbij het volledige programma moest geëvalueerd worden.
Deze aanpak was gebaseerd op aanbevelingen uit de “Meta-evaluatie van programma’s van de niet-gouvernementele actoren” die in 2013 door de Dienst Bijzondere Evaluatie werd uitgevoerd. De ervaring met de programmacyclus 2017-2021 heeft echter geleerd dat deze aanpak niet optimaal is en te weinig flexibiliteit biedt om tot echt nuttige evaluaties te komen.
Daar waar voordien verwacht werd van alle ANGS om voor alle outcomes een eindevaluatie uit te voeren, wordt nu verwacht om een meer doordacht evaluatieplan op te maken dat rekening houdt met monitoringgegevens, de evaluatienoden van ANGS en hun partners, alsook het ritme en de timing van de organisaties.
De wijziging heeft dus tot doel meer verantwoordelijkheid te geven aan de gesubsidieerde organisaties om hun evaluatieaanpak op een minder mechanische manier te bepalen, terwijl ze beter rekening houden met hun eigen systeem van monitoring, evaluatie, verantwoording en leren (MEAL-systeem in het Engels – Monitoring, Evaluation, Accountability, Learning). Het gaat erom hen tot een echte reflectie en planning te brengen die, wat de evaluatieaspecten betreft, de vorm zal aannemen van een “evaluatieplan”. In dit verband wordt het evaluatieplan nu aangehaald in artikel 18, § 5, van het KB 2024 als een integraal onderdeel van het programma en resultaatgericht beheer.”
Het evaluatieplan biedt veel flexibiliteit en dus ook veel potentieel. ANGS krijgen de ruimte om minder evaluaties te organiseren, waardoor de mogelijkheid ontstaat om meer doelgerichte en nuttigere evaluaties uit te voeren, die outcome overstijgend kunnen zijn, thematisch, met een ruimere of juist een meer gerichte scope. Hiermee verschuiven we naar een aanpak die de nadruk legt op de kwaliteit en het nut van evaluaties.
Een narratieve gids met toelichtingen en goede voorbeelden en een voorstel template evaluatieplan ter illustratie kan je hieronder terugvinden.
Ook enkele voorbeelden van evaluatieplannen uit de pilootfase kan je hieronder terugvinden. Let wel deze zijn gemaakt tijdens een lopend programma en dus niet voorafgaand aan een programma. Deze voorbeelden zijn dus niet representatief voor de plannen die dienen gemaakt te worden bij indiening van het nieuwe programma 27-31.
De regels voor publicatie van evaluaties en hun management response op de eigen website blijven ongewijzigd.
- Evaluaties en hun management response worden gepubliceerd binnen 3 maanden na ontvangst van het rapport. Dit gebeurt minimum via de website van de gesubsidieerde organisatie.
- De organisatie kan beslissen om het evaluatierapport en management response in hun geheel of delen ervan niet te publiceren. In dat geval moet er transparantie zijn over de redenen waarom het rapport/de management response (of delen ervan) niet publiek gemaakt wordt.
Vergeet ook niet om de evaluaties, net zoals de andere elementen van morele verantwoording ook op te laden op het DGD portaal (fundhub).
Moreel eindrapport
Verwijzing KB16: Art.45 §2
Laatste jaar van rapportage waarbij de performantiescores en geleerde lessen voor de totale duur van het programma gelden en niet enkel voor het laatste jaar van uitvoering.
Wanneer? Na programma (deadline 30 juni 2032)
Afronding programma’s ’22-’26
Lees Meer Wegwijs in de programmacyclus
Om de vijf jaar worden de nieuwe programma's ingediend bij DGD. Deze indiening is het startschot van een uitgebreide cyclus. Om jullie wegwijs te maken in deze cyclus vind je op de...
Lees Meer Gemeenschappelijke programma’s 2027-2031
Gemeenschappelijke programma’s zijn programma’s die ingediend worden bij DGD door twee of meer erkende organisaties.
Lees Meer