Wendbare organisaties
We ontrafelen het begrip wendbaarheid en geven het een praktische invulling voor ngo's, met hun specifieke uitdagingen.
Rapport ‘Wendbare organisaties’
Op vraag van haar leden liet ngo-federatie door iPropeller een onderzoeksrapport opstellen over ‘Wendbare organisaties’, op basis van theorie, eigen ervaringen en gesprekken met ngo’s.
Het rapport dat iPropeller opstelde, bestaat uit drie onderdelen:
(1) een mapping van het concept wendbaarheid,
(2) een theoretisch analysekader over wendbaarheid,
(3) twee case-studies waarop het theoretisch kader werd toegepast.
Theoretisch kader
Het uitgangspunt van het theoretisch kader situeert zich op de stakeholders, impact en de processen van een organisatie. Daarbij worden ook de bottlenecks en kwetsbaarheden in een proces onder de loep genomen. Er wordt onderzocht hoe de structuren en middelen moeten worden aangepast om deze kwetsbaarheden te beperken.
Tien wendbare praktijken
Op deze manier wordt een niet-exhaustieve set van tien wendbare praktijken of methodes gedefinieerd, waarmee change managers binnen hun organisatie aan de slag kunnen gaan.
Back-to-basicsbenadering
Daarnaast kan ook een meer diepgaande interne denkoefening worden uitgevoerd op basis van de theorie in het onderzoek, de zogenaamde back-to-basicsbenadering.
Rapport en flyers
Hieronder is het volledige onderzoeksrapport te vinden, net zoals een handige samenvatting in de vorm van tien flyers.
Onderzoeksrapport Wendbare Organisaties
Het rapport bestaat uit drie onderdelen: (1) een mapping van het concept wendbaarheid, (2) een theoretisch analysekader rond wendbaarheid en (3) twee case-studies.
Download Flyers ‘The agile organization’
10 flyers voor 10 methodes om tot een meer wendbare organisatie te komen.
Download
5 bouwstenen
Uit de grote hoeveelheid literatuur rond wendbaarheid en op basis van het onderzoek dat iPropeller voor ngo-federatie uitvoerde, identificeren we vijf grote bouwstenen voor wendbare organisaties waarmee ngo-federatie met haar leden aan de slag gaat.
Belangrijk is dat de vijf voorgestelde bouwstenen aan elkaar verbonden zijn en een wendbare organisatie aandacht heeft voor het geheel van deze bouwstenen.
Strategische radar
- Om wendbaar te kunnen inspelen of anticiperen op verandering is het belangrijk om impactvolle trends die interfereren met de missie, strategie of veranderingstheorie van de organisatie systematisch onder de loep te nemen en te bespreken.
- Essentieel is om hierin alle relevante stakeholders horizontaal te betrekken en dus niet louter een lineaire of éénrichtingscommunicatie van management of hoofdzetel naar personeel of partners.
Governance, management en besluitvorming
- In een wendbare organisatie geeft het management richting én grenzen aan: op basis van de strategische planning worden doelstellingen en targets gedefinieerd.
- De rol van het management bestaat erin om te waken over het bereiken van het vooropgestelde doel (maar niet over het proces).
- Het management moet zorgen voor een enabling environment en zo processen versnellen, door onder meer:
- een efficiënt operationeel model op het vlak van HR, financieel beheer, juridische aspecten, IT-omgeving, enz. te verzekeren
- overtollige tussenschakels / obstakels in processen weg te nemen.
Zelforganiserende teams
- Zelforganiserende teams hebben de flexibiliteit en vrijheid om hun werkwijze te bepalen en beslissingen te nemen om hun doelstellingen en targets te behalen,
- De voorwaarde voor het welslagen van zelforganiserende teams is het bestaan van een duidelijk afgesproken doelstellingenkader, en van targets én indicatoren waarmee het behalen van de doelstellingen en targets gemeten kan worden [door het management].
- Door die flexibiliteit en vrijheid voor medewerkers ontstaan er meer organische dwarsverbindingen én wordt het aanpassingsvermogen van de werking vergroot.
- De andere kant van de medaille is evenwel meer nadruk op rekenschap ten aanzien van het management over de bereikte resultaten (aan de hand van de doelstellingen en targets).
- Zelforganiserende teams worden vaak verward met zelfsturende teams, hoewel dit niet hetzelfde is. Bij zelforganiserende teams bepaalt het management de doelstellingen en targets en waakt ze over het bereiken ervan. Zelforganiserende teams zijn flexibel en vrij om het proces te bepalen binnen het kader bepaald door het management. Zelfsturende teams daarentegen, bepalen ook zelf hun doelstellingen en targets.
Flexible resourcing
- Een wendbare organisatie kan de middelen waarover ze beschikt flexibel inzetten of kan diversifiëren in de middelen die ze nodig heeft;
- Door in te zetten op diversificatie van financiële inkomsten of door financiële middelen voor te behouden voor innovatieve of onvoorziene (lokale) initiatieven, zodat op verandering(en) kan ingespeeld worden;
- Door capaciteiten en vaardigheden van personeel te diversifiëren of te poolen met andere organisaties;
- Door gediversifieerd partnerschappen of samenwerkingsverbanden aan te gaan, om
- (gezamenlijk) ondersteunende diensten (HR, IT, juridische aspecten, enz.) te voorzien om programmapersoneel maximaal op zijn kerntaken te laten focussen,
- snel en adequaat te kunnen reageren op onvoorziene omstandigheden of onstabiele externe contexten,
- …
- Inzetten op digitalisering om
- (ondersteunende) processen zo maximaal mogelijk te automatiseren
- alle relevante stakeholders over dezelfde informatie te laten beschikken, zodat ze kunnen deelnemen aan de strategische radar,
- zelforganiserende teams mogelijk te maken in (gedeeltelijk) gedecentraliseerde organisaties,
- …
Data, meten en leren
- De hoeksteen in het toepassen van de vier bovenstaande bouwstenen, zijn data:
- betrouwbare data die die voor alle relevante stakeholders toegankelijk zijn
- die de basis vormen om het (door de zelforganiserende teams) bereiken van de (door het management vooraf bepaalde) doelstellingen en resultaten transparant en systematisch te bespreken;
- die een instrument zijn om de strategie, veranderingstheorie of doelstellingen te testen, te leren én bij te sturen in overleg met alle relevante stakeholders (en dus niet louter vanuit het management / hoofdzetel ten aanzien van personeel / (lokale) partners).
Naar de werkgroep Adaptive Programming
