Financiële verantwoording van je programma

Wat zegt de regelgeving?

Welke documenten moet je kunnen voorleggen?

Een financieel verantwoordingsrapport van het programma wordt uiterlijk zes maanden na het einde van elk jaar van het programma aan de administratie voorgelegd. Dit financieel rapport presenteert :

1. een tabel met de budgettaire opvolging van het programma, dat de voorbije boekjaren consolideert en alle kosten insluit. De tabel laat toe om de financiële uitvoering van het programma op te volgen;
2. de ten laste van de subsidie totale bedragen voor: de operationele kosten – per outcome ingedeeld -, voor de beheerskosten en, indien van toepassing, voor de administratiekosten – met de bevestiging van de revisor (lid IBR) dat deze kosten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma. Dit omvat ook verificatie en bevestiging dat de totale bedragen die aan de subsidie in rekening worden gebracht, geen niet-subsidieerbare kosten omvatten. Deze verificaties worden uitgevoerd op basis van een steekproef van bewijsstukken van de uitgaven die zijn aangemerkt als de uitgaven die het grootste risico lopen, en, in voorkomend geval, de uitgaven in de ontwikkelingslanden;
3. indien van toepassing, de bevestiging door de revisor dat de structuurkosten dewelke zijn opgenomen in de jaarrekening van de organisatie, op zijn minst 7% van de directe kosten van het programma bedragen;
4. het totale bedrag van de bijkomende opbrengsten in het boekjaar en de bevestiging van hun behandeling (cf. KB16 Art. 31);
5. indien van toepassing : het totaal van de uitgaven en opbrengsten van de eigen inbreng met de bevestiging van de revisor dat deze uitgaven en opbrengsten overeenstemmen met verifieerbare verantwoordingsstukken voor het programma. ´Én de bevestiging van de naleving van artikel 30;
6. een kopie van de jaarrekening en het verslag van de Commissaris van de rekeningen aan de algemene vergadering, en dit, binnen een termijn van 30 dagen na de goedkeuring van de rekeningen door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar
7. De lijst of lijsten van uitgaven die bij de directe kosten ten laste van de subsidie horen en, indien van toepassing, de lijst van uitgaven die bij de administratiekosten horen. De lijst van uitgaven wordt geordend naar soort uitgaven, op een wijze die in overeenstemming is met het budget zoals beschreven in bijlage 5;
8. een kopie van de opdrachtbrief van de revisor (overeenkomstig artikel 26, §1, 4°);
9. een kopie van de opdrachtbrief tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden norm 4400 ISRS, waarin de opdrachten worden omschreven. Ze betreffen minstens de bijkomende opdrachten in verband met artikel 47, §1, 2° tot 5°, de verificatie of de uitgaven ten laste van de subsidie geen niet-subsidieerbare uitgaven omvatten zoals gedefinieerd in bijlage 4, alsook eventuele bijkomende opdrachten uitgevoerd op vraag van de gesubsidieerde organisatie;
10. een kopie van het rapport tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden norm ISRS 4400, na de door de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren gevalideerde structurering;
11. een kopie van de bevestigingsbrief die de gesubsidieerde organisatie aan de Commissaris van de rekeningen stuurt in het kader van zijn wettelijke opdracht om de jaarrekening van de organisatie te controleren;
12. In voorkomend geval, de lijst van bronnen die de eigen inbreng voor het verantwoorde jaar vormen, overeenkomstig artikel 30, §1, alsook elk element waaruit blijkt dat de organisatie heeft gezorgd voor transparantie over het doel van de bijdragen van eventuele publieke donoren die aan de oorsprong ervan liggen, overeenkomstig artikel 30, §2. De toepassing waarbij publieke donoren toegelicht moeten worden van hun bijdrage aan de Belgische Ontwikkelingssamenwerking is pas in werking vanaf PG 27-31

De details betreffende punt 2. dienen slechts verstrekt te worden op verzoek van de administratie (zie artikel 49). De controle van de subsidie berust in de eerste lijn op de externe controle van de organisatie via haar Commissaris van de rekeningen die op zijn beurt de richtlijnen van het Belgisch Instituut van de Bedrijfsrevisoren nakomt.

Download hier een modelsjabloon voor de financiële verantwoording. Dit is geen verplicht model.

Wanneer het een gemeenschappelijk programma betreft, wordt het financieel rapport ingediend door elke organisatie die een subsidie heeft ontvangen.

Opmerking: Voor de financiële verantwoording worden er geen verplichte modellen of formats opgelegd (uitgezonderd voor de budgetaanpassingen).

Enkele aandachtspunten:

• De rapporten moeten de structuur van het budget zoals ingediend en goedgekeurd door DGD respecteren.
• De financiële verantwoording wordt ingediend via het extranet.
• Structuurkosten dienen niet te worden verantwoord – enkel een bevestiging door de Commissaris dat de structuurkosten minstens 7% van de directe kosten van het programma omvatten, volstaat.
• Het sjabloon van de budgetaanpassingen is een verplicht document bij het opladen van de financiële verantwoording, losstaand van het feit of er een budgetaanpassing gebeurde of niet. De Excel moet opgeladen worden met de initieel goed gekeurde budgetten. Voor sommige organisaties zal het nodig zijn om lijnen toe te voegen aan het sjabloon. Dit kan zonder probleem. Het is belangrijk dat u waakzaam blijft over de formules.