Erkenning en screening

Definitie

Het financieel beheer strekt ertoe de financiële gezondheid van de organisatie te garanderen door ervoor te zorgen dat haar financiële structuur in evenwicht is, dat ze haar verschillende financiële verplichtingen zal kunnen nakomen en dat ze over beheersmiddelen beschikt die zijn aangepast aan haar noden.

Criteria

Kwalitatieve en kwantitatieve criteria:

1. Kwaliteit van de beheersystemen : de organisatie toont aan dat ze een sterk ontwikkeld interne controle systeem heeft dat is aangepast aan de realiteit van de organisatie en met betrouwbare boekhouding;
2. Capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen : de organisatie beschikt over de financiële middelen om zijn verplichtingen op korte en lange termijn na te komen.

Informatiebronnen

Kwaliteit – Interne controle systemen en betrouwbare boekhouding

1. Het voorleggen van verslagen van een commissaris van de rekeningen over de laatste 5 jaren (2019-2023) met de conclusies van de commissaris van de rekeningen.
2. Publicatie van de jaarrekeningen 2019 tot en met 2023.
3. De interne financiële controle systemen is uitgeschreven in gedetailleerde procedures/een beleid. Tip: gebruik een flowchart –> geformaliseerd door revisor
4. Beantwoord minimaal volgende vraag: Is er een interne controle van de boekhouding gepland (controle van inkomende en uitgaande facturen, toegang tot het boekhoudprogramma, controle door een derde partij, enz.)

Kwantitatief – Ratio’s

• Liquiditeit: ([40/41]+[54/58]+[490/1])/([42/48]+[492/3])
  • Om te slagen moet de liquiditeit >0.85

• Solvabiliteit: [10/15]/[10/49]
  • Om te slagen met de solvabiliteit een positief getal zijn
• Een rekenkundig gemiddelde wordt berekend op de 5 voorgaande jaren (2019-2023).

Ondersteunend materiaal

Basisvorming interne controle

Definitie

Het strategisch beheer van een organisatie strekt ertoe ervoor te zorgen dat de organisatie een efficiënte strategie uitwerkt en tot stand brengt om haar missie te vervullen.

Criteria

1. Proces van de ontwikkeling van de strategie : de strategie is uitgedacht om de missie van de organisatie te vervullen;
2. Proces van strategische planning : de strategie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt;
3. Opvolging en sturing van de strategie : de strategie wordt opgevolgd, geëvalueerd en aangepast om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.

Informatiebronnen

1. Strategisch plan zoals begrepen in artikel 5, 1°;
2. Document waarin het proces voor het ontwerpen en opvolgen van de strategie wordt beschreven;
3. Statuten

Ondersteunend materiaal

• Vorming Strategisch Planningsproces – 4 december 2023 (NL)
• Vorming Strategisch Planningsproces – 4 december 2023 (FR)

Het screeningsdomein integriteit is het jongste van de 8 screeningsdomeinen. Ingevoegd in 2024 (in het KB van 11 september 2016) kwam het voor het eerst in actie tijdens de screening van 2025 ter voorbereiding van de tienjarige erkenning 2027-2031.

Integriteitsbeheer heeft, volgens de regelgeving, als doel de organisatie in staat te stellen de risico’s op integriteitsschendingen te verkleinen en zo nodig adequaat te reageren.

Het screeningsdomein integriteit is gebaseerd op 2 assen:

1. Het formaliseren van een integriteitsbeleid
2. De implementatie van het geformuleerde integriteitsbeleid

Het integriteitscharter, het wettelijk bindende document rond integriteit in onze sector, geldt als basis voor het uitwerken van je integriteitsbeleid, dat een preventieve en een corrigerende component dient te omvatten en dat rekening dient te houden met zowel morele als financiële integriteitsrisico’s.

Het geformuleerde integriteitsbeleid implementeren betekent dat je als organisatie over de nodige codes, procedures en middelen (menselijk en financieel) beschikt om het geformuleerde integriteitsbeleid te operationaliseren.

Voor integriteit dien je concreet 3 informatiebronnen op voorhand aan te leveren:

• een ethische code;
• een procedure voor het melden en behandelen van klachten, gekoppeld aan het vertrouwelijke contactpunt (=meldpunt);
• document dat illustreert hoe de organisatie de verschillende punten van het integriteitscharter implementeert (lees: een integriteitsbeleid)

Meer info over het integriteitscharter, het screeningsdomein integriteit en andere regelgevende normen rond integriteit (vb. het KB integriteit) kan je terugvinden op de pagina regelgeving integriteit op onze website.

Definitie

Het resultaatgericht beheer heeft als doel de strategie te beheren en tot stand te brengen door zich toe te spitsen op de gewenste resultaten (outcome), om ervoor te zorgen dat ze worden gerealiseerd.

Criteria

Het resultaatgericht beheer: de kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer, de beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces, de capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren.

Informatiebronnen

• Document waarin het beleid voor resultaatgericht beheer van de organisatie wordt uiteengezet
• Document met de programmatie van de evaluaties (kalender, evaluatieplanning, budget)
• Referentietermen van de evaluaties
• Management responses op de evaluatieverslagen of document met informatie over de kennisname van de conclusies en aanbevelingen van de evaluaties door ten minste één bestuursinstantie
• Bewijs van opleiding van het personeel inzake evaluatie
• Steekproef van evaluaties

Let wel de meeste leden bekwamen een vrijstelling voor dit domein.

Ondersteunend materiaal

De leden die wel nog het domein RGB lieten screenen konden hiervoor individuele coaching aanvragen via de federaties.

Definitie

Het partnerschapsbeleid heeft als doel te zorgen dat een organisatie in staat is om relaties met partners te in stand te houden op basis van wederzijds vertrouwen en leren.

Criteria

Partnerschapsbeleid: de opmaak, formalisering en instandhouding van partnerschappen zijn gebaseerd op gelijkheid en leren, alsmede op het definiëren en uitvoeren van een gemeenschappelijke agenda.

Informatiebronnen

1. Het of de standaardmodel(-len) van partnerschapovereenkomst of memorandum of understanding van de organisatie;
2. Document met de lijst van partners;
3. Document waarin het partnerschapsbeleid van de organisatie wordt beschreven, inclusief de betrokkenheid van partners bij de ontwikkeling van een gemeenschappelijke agenda;
   • Inclusief: een indicatieve beschrijving van het identificatie- en selectieproces van de partners en het beheer van die partnerschappen door de organisatie

Ondersteunend materiaal

Definitie

Het rekening houden met de transversale thema’s: de thema’s gender en milieu;
Rekening houden met de transversale thema’s beoogt te garanderen dat de organisatie over een beleid beschikt om gender en milieu op te nemen als transversale thema’s, en dat ze over de nodige middelen en expertise beschikt om dit beleid in de praktijk om te zetten.

Criteria

a) Thema gender: de organisatie beschikt over een genderbeleid, en de nodige menselijke, technische en financiële middelen om dit beleid uit te voeren.

b) Thema milieu: de organisatie beschikt over een milieubeleid, en de nodige menselijke, technische en financiële middelen om dit beleid uit te voeren.

Informatiebronnen

• Gender charter of beleid
• Milieu charter of beleid

Ondersteunend materiaal

Uitwisseling rond milieu beleid en goede praktijken 7 mei 2024

Gender en inclusie beleid in ons 3de gender WG van 21 september 2023.

Definitie

Het risicobeheer strekt ertoe de risico’s die een organisatie loopt binnen haar interne werking te identificeren en te evalueren, en de nodige corrigerende maatregelen te treffen om haar doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te bereiken.

Criteria

1. Dekking van het risicobeheer: de organisatie heeft een benadering ontwikkeld voor de identificatie en de evaluatie van de risico’s waaraan ze blootgesteld is op het vlak van haar interne werking;
2. Risicobeheersing: de organisatie heeft een beleid en concrete maatregelen tot stand gebracht om de voornaamste risico’s te beheersen waarmee ze wordt geconfronteerd.

Informatiebronnen

• Boordtabel voor de identificatie en de opvolging van de risico’s (of gelijkwaardig)

Ondersteunend materiaal

Definitie

De toepassing van het transparantiebeginsel draagt bij aan het scheppen van een klimaat van vertrouwen tussen de organisatie en haar stakeholders (medewerkers, partners, publieke en private donoren. De organisatie is transparant omdat zij toegankelijke, actuele en betrouwbare informatie publiceert over haar resultaten en financiën.

Criteria

1. Formalisering van een transparantiestrategie: de organisatie produceert betrouwbare informatie en communiceert deze effectief naar de juiste ontvangers;
2. Toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie: de organisatie is in staat om de toegankelijkheid, tijdigheid en betrouwbaarheid van de geproduceerde informatie voor haar verschillende belanghebbenden aan te tonen.

Informatiebronnen

1. Document waarin een crisiscommunicatieprocedure wordt geformaliseerd;
2. Document met een beschrijving van de transparantiestrategie van de organisatie, inclusief enkele voorbeelden van wat er is gepubliceerd en via welke kanalen.

Ondersteunend materiaal

De internationale donorconferentie bereikte in 2005 in Parijs een akkoord over de uitgangspunten die tot een grotere kwaliteit en een grotere effectiviteit van de hulp zouden moeten leiden (Verklaring van Parijs). Samen met een meer doorgedreven results driven agenda zorgde dit dat de verwachtingen van de Belgische overheid ten aanzien van de ngo’s wijzigden. Om in aanmerking te komen voor medefinanciering moeten organisaties eerst kunnen bewijzen dat ze in staat zijn om verantwoord om te gaan met publieke middelen. Er werd een bijkomende ex-ante toets ingevoerd: de screening.

Als sector zien we de erkenning en de screening als een kans om als strategische partner beschouwd te worden door de overheid: een erkenning van 10 jaar biedt sinds 2017 ook zekerheid om 5-jarenprogramma’s te kunnen opmaken en zo duurzaam te kunnen samenwerken met partners.

De wet OS (2013) en het KB 2016 regelen dat vier soorten organisaties erkend kunnen worden door de minister van ontwikkelingssamenwerking:

• Erkenning als CMO (organisatie van de civiele maatschappij)
• Erkenning als IA (institutionele actor)
• Erkenning als federatie
• Erkenning als koepel

Om als CMO erkend te worden, zijn er twee hordes te nemen:

1. Het indienen van een erkenningsdossier (laatste deadline was 31/12/2024; deadline voor de volgende ronde zal 31/12/2029 zijn). De verplichte documenten voor de screening moeten ook al bij dit erkenningsdossier gevoegd worden.
2. Slagen voor de screening.

• Na de screening van 2006 waren op 1/1/2007 58 ngo’s erkend (PWC-screening, 76 ngo’s hadden hun kandidatuur ingediend)
  • In 2009 volgde nog een tussentijdse screening met 11 nieuw erkende ngo’s (14 ngo’s hadden hun kandidatuur ingediend)
• Na de screening van 2016 waren op 1/1/2017 74 ngo’s erkend (Deloitte-screening, 94 ngo’s hadden hun kandidatuur ingediend)
  • 20 organisaties waren in 2016 niet geslaagd voor de screening; 4 daarvan hebben nadien nog beroep aangetekend en 2 van de vier hebben gelijk gekregen.
• Bij de tussentijdse screening van 2020-2021 zijn 6 (nieuwe) organisaties erkend (IPIS, Search for Common Ground, Apopo, Wapa Intl, COTA en Frères des Hommes)
• In 2021 is één organisatie haar erkenning verloren.
• Bij de screening van 2025 zijn in totaal 65 CMO erkend (EY-screening, 84 organisaties hadden hun kandidatuur ingediend).

• Officiële lijst op de website van DGD
• Overzicht (1/1/2022):

CMO

• In 2024 waren in totaal 81 CMO erkend.
  • Van die 81 hebben 6 organisaties nog hun erkenning lopende tot eind 2031 en zij hebben in december 2024 geen nieuwe aanvraag moeten indienen.
• Voor 75 organisaties loopt de erkenning af in 2026.
  • Van die 75 organisaties hebben 7 organisaties beslist om geen nieuwe erkenning als CMO meer aan te vragen. Ze doen dit om verschillende redenen: ze hebben de erkenning niet nodig, ze fuseren met andere CMO of ze hebben al lang geen financiering meer van DGD.
  • Van die 68 andere, hebben twee organisaties een erkenning gekregen als IA.
  • 3 eerder erkende CMO zullen vanaf 1/1/2027 geen erkenning meer hebben.
• Er waren 18 nieuwe kandidaat-CMO. Zeker 2 nieuwe organisaties zullen een erkenning krijgen als CMO.

• Resultaat: op 1/1/2027 zullen in totaal 71 CMO erkend zijn.

IA

• De 9 IA’s dienden allemaal ook een nieuwe erkenningsaanvraag in.