4. Audit en controle van je programma

Audit van het financieel verslag

Op basis van het financieel verslag en in functie van het risiconiveau van de organisatie of van de interventie kan de administratie overgaan tot een audit van het financieel verslag. In dit geval moet de organisatie het volledig uittreksel van haar boekhouding verstrekken dat de kosten overeenkomstig de gecontroleerde posten verantwoordt. Op basis hiervan kunnen de bijzondere bewijsstukken gecontroleerd worden.

Het risiconiveau wordt bepaald vanuit het budgettair volume van de interventie, de score van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing, van de informatie afkomstig van de opvolging, van de informatie afkomstig van het verslag van de commissaris-revisor, …

Op dezelfde wijze kan de administratie verzoeken om een externe evaluatie om het bereiken van outcomes te verifiëren.

In geval van een financiële of operationele controle door de administratie geeft de organisatie toegang tot alle documenten die door de entiteit belast met de controle nuttig geacht worden.

Lijst van Niet Subsidieerbare Uitgaven (NSUs) Cf. Bijlage 4 KB16

1° alle boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden, tenzij ze voortkomen uit een wettelijke verplichting ten laste van de interventie;

2° voorzieningen voor risico’s en kosten, verliezen, schulden of eventuele toekomstige schulden;

3° schulden of debetinteresten tenzij deze interesten het directe gevolg zijn van een vertraging in de betaling van een schuldvordering overeenkomstig de voorwaarden van artikel 32, die de twee maanden overschrijdt;

4° dubieuze schuldvorderingen, met inbegrip van werkelijke of geschatte verliezen, ingevolge niet-invorderbare tegoeden en andere vorderingen, evenals de juridische kosten verbonden aan het terugvorderen ervan;

5° wisselkoers verliezen;

6° Leningen aan derden;

7° waarborgen en borgtochten;

8° kosten die al gedekt zijn door een andere subsidie;

9° facturen van andere organisaties voor goederen en diensten die reeds gesubsidieerd werden;

10° contracten voor onderaanneming of consultancy voor essentiële taken in het programma, project, synergieproject of partnerschapsproject met de gouvernementele samenwerking, die tot de “core business” van de gesubsidieerde organisatie behoren

11° uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen personeelsleden, aan leden van de beheerraad en de algemene vergadering van de gesubsidieerde organisatie;

12° onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf;

13° de aankoop van terreinen en onroerend goed, tenzij deze aankopen onontbeerlijk zijn voor het bereiken van de doelstellingen van de interventie, en op voorwaarde dat de eigendom daarvan aan het einde van het programma aan een partner wordt overgedragen.

14° uitgaven ten gevolge van een schadeloosstelling naar aanleiding van een schadegeval voortvloeiend uit burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie;

15° opzegvergoedingen voor niet-gepresteerde opzegperiode, tenzij er een wettelijke bepaling geldt

16° uitgaven verbonden aan expatriëring (verhuis, installatiepremie, vliegtickets voor de partner en personen ten laste) voor contracten van minder dan twaalf maand;

17° de aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleide producten.;

18° de zitpenningen

19° de afschrijvingen

20° de huisvestingstoelagen voor de eigenaars van hun woning.