Regelgeving integriteit
Integriteit staat hoog op de agenda binnen de sector. Op deze pagina ontdek je wat je wettelijke verplichtingen zijn rond integriteit.
Sam Mostrey
Juridische aangelegenheden, Werkgeversaspecten en Integriteit 02 536 19 29 contacteerHet integriteitscharter
Van vrijwillig ondertekend charter naar wettelijk bindend document
Het integriteitscharter is het absolute basisdocument rond integriteit in onze sector. Het charter kwam in 2018 tot stand na intensief overleg tussen de sector, DGD en het kabinet van de minister en werd destijds vrijwillig ondertekend door alle erkende CMO’s en IA’s.
In 2020 maakte het federaal parlement, via de invoeging van een nieuw art. 15/1 in de Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, het integriteitscharter wettelijk bindend voor alle CMO’s, IA’s, federaties, koepels, humanitaire ngo’s en DGD. De effectieve inwerkingtreding van dit art. 15/1 werd wel nog even uitgesteld, meer bepaald tot het moment van inwerkingtreding van het KB integriteit (zie verder in dit artikel: “Het KB integriteit”). Dit KB integriteit trad op 1 juli 2023 in werking.
De 10 engagementen/verplichtingen van het integriteitscharter
Het integriteitscharter omvat 3 uitgangsprincipes:
- Integriteit en respect zijn belangrijke kernwaarden. Deze waarden geven richting aan onze handelingen en worden onderschreven door iedereen die formeel voor onze organisatie werkt (zoals medewerkers, vrijwilligers en bestuurders).
- We keuren elke vorm van integriteitsschending (misbruik, fraude, corruptie) af zowel binnen onze organisatie als bij de partners of interventies die we financieren.
- Iedere organisatie is zelf verantwoordelijk voor de uitwerking, toepassing en opvolging van integriteit in de eigen organisatie.
… gevolgd door 10 concrete engagementen:
- We werken met een ethische code die voldoende richtinggevend en duidelijk is. De ethische code wordt ondertekend door iedereen die formeel voor onze organisatie werkt in het kader van ontwikkelingssamenwerking.
- We brengen het thema van integriteit regelmatig onder de aandacht van onze medewerkers, vrijwilligers en partners. We zorgen voor opleiding over integriteit.
- Onze medewerkers en vrijwilligers kunnen in vertrouwen terecht bij een persoon voor advies over integriteit en mogelijke schendingen.
- Aangezien we werken in contexten waar integriteitsrisico’s hoog zijn, nemen we de nodige preventieve maatregelen om integriteitsrisico’s te beheersen.
- In de contracten die we afsluiten met onze partners worden de nodige bepalingen inzake integriteit opgenomen.
- We zorgen voor een vertrouwelijk meldpunt waar medewerkers, partners, begunstigden of slachtoffers terecht kunnen voor klachten over integriteitsschendingen. We zorgen ervoor dat de gerapporteerde gevallen tijdig worden opgevolgd.
- We organiseren regelmatig controles om eventuele integriteitsschendingen vast te stellen en om onze systemen te verbeteren.
- In geval van integriteitsschendingen worden onmiddellijk de gepaste maatregelen genomen.
- Met respect voor de regels inzake privacy communiceren we ten minste één keer per jaar globaal over de integriteitsschendingen.
- We werken actief samen met andere actoren om deze maatregelen te realiseren, bouwen voort op bestaande praktijken en streven naar continue verbetering van onze systemen.
De 3 integriteitsrollen
-
De integriteitsverantwoordelijke
De integriteitsverantwoordelijke zorgt ervoor dat het integriteitsbeleid binnen de organisatie vorm krijgt en wordt nageleefd. Concreet is de integriteitsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de implementatie én de blijvende toepassing van de verschillende punten van het integriteitscharter.
-
De raadgever integriteit
De raadgever integriteit is een vertaling van punt 3 van het integriteitscharter: “onze medewerkers en vrijwilligers kunnen in vertrouwen terecht bij een persoon voor advies over integriteit en mogelijke schendingen”.
De raadgever integriteit is dus iemand bij wie mensen informeel en in vertrouwen terecht kunnen voor advies over integriteit(sschendingen). De raadgever is een gids die actief luistert zonder te oordelen en die mensen wegwijs maakt in de mogelijke te nemen acties (officiële klacht via het klachtenmeldpunt, bemiddeling, …). De raadgever is gebonden aan de vertrouwelijkheid van de ontvangen informatie, tenzij er sprake is van een uitzonderlijke situatie (zoals een ernstig en dreigend gevaar voor een persoon of de organisatie) die niet kan worden vermeden zonder die vertrouwelijkheid te schenden. De functie is dus gelijkaardig, maar niet identiek, aan de vertrouwenspersoon zoals bedoeld in de wet welzijn op het werk. Je mag wel dezelfde persoon hiervoor aanstellen binnen je organisatie, op voorwaarde dat het steeds duidelijk is in welke hoedanigheid deze persoon handelt.
Een raadgever integriteit dient over specifieke vaardigheden te beschikken en goed opgeleid te zijn. Daarom organiseert ngo-federatie elk jaar een opleiding voor raadgevers integriteit. De documentatie van de meest recente opleiding (de Powerpoint en een document rond gespreksvoering als raadgever integriteit) kan je hieronder terugvinden.
-
De integriteitsklachtenmanager
De integriteitsklachtenmanager is verantwoordelijk voor het tijdig en correct opvolgen van integriteitsklachten gemeld via het vertrouwelijk meldpunt van de organisatie (zie punt 6 van het integriteitscharter) of via andere kanalen. Hij/zij doet dit steeds conform de interne integriteitsklachtenbehandelingsprocedure van de organisatie. De integriteitsklachtenmanager moet steeds onafhankelijk kunnen werken, vrij van beïnvloeding door derden. Tijdens de klachtenbehandeling staat het principe van confidentialiteit steeds centraal: enkel zo worden de (rechten van de) melder, het potentiële slachtoffer en de potentiële dader optimaal beschermd.
Ook een integriteitsklachtenmanager moet goed opgeleid zijn. De documentatie van de meest recente opleiding klachtenbehandeling (verslag vorming klachtenbehandeling 2020) kan je hieronder terugvinden.
Het KB integriteit
Het federaal parlement wijzigde in 2020 onze basiswet, de Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, door er verschillende bepalingen rond integriteit in te schrijven. Deze wetswijziging kan samengevat worden in 5 punten:
- Integriteit wordt een nieuwe erkenningsvoorwaarde voor CMO’s, IA’s, federaties en koepels (= integriteit als screeningsdomein, zie paragraaf hieronder (“het screeningsdomein integriteit”))
- Het integriteitscharter wordt wettelijk bindend (zie paragraaf hierboven, “het integriteitscharter”)
- Er worden sancties ten gevolge van de schending van verplichtingen van het charter ingevoerd (van schorsing of beëindiging van subsidies tot intrekking van erkenning)
- Er wordt een centraal meldpunt voor misbruik opgericht
- Integriteit wordt een verplicht onderdeel van het verslag van de minister aan het parlement
De inwerkingtreding van deze wetsartikels werd gekoppeld aan de inwerkingtreding van een nieuw KB integriteit, dat bepaalde van de bovenstaande aspecten verder uitwerkt. Het KB integriteit trad op 1 juli 2023 in werking.
Het KB integriteit focust zich voornamelijk op de uitwerking van bovenstaande punten 2, 3 en 4. Ook wordt er extra aandacht besteed aan het nemen van gepaste maatregelen en het verlenen van gepaste bijstand. Punt 1 wordt niet uitgewerkt in het KB integriteit, maar in het reeds bestaande KB van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking (zie paragraaf hieronder, “het screeningsdomein integriteit”).
Alles over het KB integriteit kan je terugvinden via onderstaande documenten:
- De PowerPoint van de infosessie van 25 april 2023
- Een gedetailleerd infodocument, met daarin een samenvatting én de eigenlijke wetteksten, inclusief een artikelsgewijze bespreking (pg. 1-13)
Infodocument KB integriteit en screeningsdomein integriteit
Document d’information AR intégrité et domaine de screening intégrité
PPT Infosessie KB integriteit en screeningsdomein integriteit
PPT Session d’information AR intégrité et domaine de screening intégrité
Het screeningsdomein integriteit
Om je 10-jarige erkenning als CMO, IA, federatie of koepel te verkrijgen of te behouden moet je elke 10 jaar een intensief erkenningsproces doorlopen. Tijdens dit erkenningsproces moet je onder andere aantonen dat je beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, ook wel de screening genoemd. Dit gebeurt aan de hand van een reeks screeningsdomeinen (vb. financieel beheer) die opgesomd en nauwer omschreven staan in het KB van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking en haar bijlagen.
Ten gevolge van de wetswijziging van 2020 (zie paragraaf hierboven, het “KB integriteit”) komt hier vanaf de erkenningsronde voor de 10-jarige erkenningen 2027-2036 een nieuw screeningsdomein bij: het screeningsdomein integriteit.
In het gedetailleerd infodocument (pg. 14-15) hieronder kan je meer informatie terugvinden over het nieuwe screeningsdomein integriteit.
Integriteit bij kleinere ngo’s
Basisuitgangspunt: voor kleinere ngo’s gelden dezelfde vereisten
Als kleinere ngo met een beperkt personeelsaantal kan het soms uitdagend zijn om aan alle verplichtingen rond integriteit te voldoen. Toch is het essentieel dat je ook als kleinere ngo de hierboven geschetste DGD-verplichtingen inzake integriteit (integriteitscharter, KB integriteit…) naleeft: niet alleen omdat het moet van DGD, maar ook omdat ook kleinere ngo’s niet vrij zijn van integriteitsrisico’s of integriteitsschendingen.
Oplossing: de vereisten organiseren rekening houdende met je organisationele realiteit
Het feit dat je ook als kleinere ngo moet voldoen aan de DGD-verplichtingen inzake integriteit betekent niet dat je deze verplichtingen niet kan organiseren rekening houdende met je organisationele realiteit.
Een mooi voorbeeld hiervan is de invulling van de 3 integriteitsrollen (integriteitsverantwoordelijke, raadgever integriteit en integriteitsklachtenmanager). In een organisatie met vb. 9 personeelsleden zou de toewijzing van deze rollen aan 3 verschillende personen er al snel toe leiden dat maar liefst 33% van de organisatie betrokken is. Om dit te remediëren zijn er twee technieken die je kan toepassen:
- Rollen cumuleren: je kan ervoor kiezen om de rollen integriteitsverantwoordelijke en raadgever integriteit bij één persoon te leggen. Pas op: de rol raadgever integriteit mag je nooit cumuleren met de rol integriteitsklachtenmanager: deze twee zijn inhoudelijk onverenigbaar.
- Rollen uitbesteden: je kan ervoor kiezen om bepaalde rollen uit te besteden, bijvoorbeeld aan een andere organisatie. Zo kozen we er bij ngo-federatie bijvoorbeeld voor om de functie raadgever integriteit uit te besteden aan de HR-medewerker van 11.11.11 (die ook raadgever integriteit van 11.11.11 zelf is). Daarnaast zou je er ook voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld de rol klachtenmanager toe te wijzen aan een bestuurslid.
