Integrity complaint

Through this page you can file a report or complaint about an integrity violation committed by ngo-federatie, including by its employees and board members during the performance of their assignement. The reporting and treatment of complaints is confidential, independent and takes into account the reporter and the aggrieved person.

Ngo-federatie developed an extensive integrity policy that includes the core values that employees and board members of ngo-federatie must demonstrate and follow when carrying out their assignement. These values are stated in the code of ethics, that can be found starting on page 3 of the integrity policy of ngo-federatie. If an employee or board member violates this code of ethics, this may give rise to an integrity complaint.

Do you have a report or complaint about a recognized NGO?

Every NGO recognized by the Belgian government has a confidential reporting point/reporting hotline where complaints about integrity violations committed by employees, board members, volunteers, etc. of the organization in question can be filed. So if you do’nt have a complaint about ngo-federatie, but a complaint about a recognized NGO, we would like to refer you to the confidential reporting point/reporting hotline of the organization in question.

If you have a complaint specifically about non-ethical fundraising, you can contact the complaints desk of the Ethical Fundraising Association (EF).

If you don’t have a complaint or report, but a general question related to the NGO sector, do not hesitate to contact one of the staff members of ngo-federatie.

Do you have a report or complaint concerning ngo-federatie?

Then you have come to the right place. Any aggrieved person of integrity violations committed by ngo-federatie, including by its employees and board members in the performance of their assignement, may submit a complaint or report via the e-mail address or telephone number below.

Every report or complaint will be treated confidentially. Only the complaint manager, Sam Mostrey, has access to the information of the report. Personal data is not shared with anyone unless with the reporter’s permission. Other people may be involved at a later stage if the further treatment of the complaint requires it.

The treatment of the report or complaint is done in an objective and independent manner. It proceeds in accordance with the integrity policy and the ethical code of ngo-federatie and in conformity with the internal procedure for the treatmenet of complaints (see page 16-20 integrity policy ngo-federatie).

After submitting your complaint, you will be kept informed of further treatment.

Filing a complaint concerning ngo-federatie

Send an email to our complaints manager Sam Mostrey at integriteit@ngo-federatie.be. In the mail, please answer the questions below. You can also contact us by phone at +32 2 536 19 29. Complaints against the complaints manager himself or against the director of ngo-federatie (Arnout Justaert) are not reported to the complaints manager, but to the president of ngo-federatie, Vincent Volckaert (vincent.volckaert@gmail.com), who will also handle this report confidentially.

• Name
• E-mail address and any other contact information (e.g. phone number)
• What organization are you affiliated with?
• Please describe the nature of your relationship with ngo-federatie.
• Please list all persons and parties involved.
• When did the events take place?
• Describe your report or complaint. Be as complete as possible.

In need of advice on integrity and possible integrity violations? The integrity advisor is there for you.

Contactgegevens: Katrien Geens, te bereiken via katrien.geens@11.be (tel: 02 536 11 82) en Sophie Renson, te bereiken via sophie.renson@11.be (tel: 02 536 11 94).

Having questions about integrity is quite normal: what is integrity, when is something an integrity violation, what can I do when I am a witness or victim of a potential integrity violation…?

Employees and volunteers of ngo-federatie, as well as any other person who wishes to do so, can therefore turn in confidence to the integrity advisor for advice on integrity and potential violations. The integrity advisor acts as a guide: he or she acts as a sparring partner and guides you through the organization’s integrity framework and the various possible paths to take. The integrity advisor is always bound by the confidential nature of the information received, unless there is an exceptional situation, such as a serious and imminent danger to the person, other persons, or the organization, which requires a violation of the confidentiality principle mentioned above.

Contact details: Katrien Geens, reachable at katrien.geens@11.be (tel: 02 536 11 82) and Sophie Renson, reachable at sophie.renson@11.be (tel: 02 536 11 94).

Centraal meldpunt voor meldingen van misbruik in ontwikkelingssamenwerking

Sinds 1 juli 2023 bestaat er, parallel naast de meldpunten op organisatieniveau, een centraal meldpunt voor misbruik op sectorniveau, beheerd door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

De scope van dit centraal meldpunt is beperkt tot meldingen van misbruik, waarbij misbruik gedefinieerd wordt als “seksuele uitbuiting, seksueel misbruik of seksuele intimidatie”:

• “seksuele uitbuiting”: elk feitelijk misbruik of poging tot misbruik van een persoon in een positie van kwetsbaarheid, vertrouwen, of ongelijke macht voor seksuele doeleinden, met inbegrip van – maar niet beperkt tot – het verkrijgen van economische, sociale of politieke voordelen van de seksuele uitbuiting van een ander;
• “seksueel misbruik”: feitelijk of bedreigend fysiek grensoverschrijdend gedrag van seksuele aard, hetzij met geweld, of onder dwang, of door uitbuiting van ongelijke machtsverhouding;
• “seksuele intimidatie”: onaanvaardbaar en ongewenst seksueel gedrag, waaronder – maar niet beperkt tot – seksuele suggesties of eisen, verzoeken om seksuele gunsten, en seksueel, verbaal of fysiek gedrag of gebaren, die beledigend of vernederend zijn of redelijkerwijs als dusdanig ervaren kunnen worden;

Hoe verhoudt het centraal meldpunt zich tot de meldpunten op organisatieniveau (ook wel eerstelijnsmeldpunten genoemd), zoals het meldpunt van ngo-federatie? Bij wie moet men zijn/haar klacht inzake misbruik melden?

Het basisuitgangspunt vastgelegd in de wetgeving is dat meldingen steeds eerst gemeld moeten worden bij het meldpunt op organisatieniveau, het meldpunt van ngo-federatie dus. Het centraal meldpunt kan enkel een melding opvolgen wanneer er gegronde redenen bestaan om aan te nemen dat:

1. het niet waarschijnlijk is dat het onderzoek grondig en correct zal worden gevoerd na melding bij het eerstelijnsmeldpunt;
2. er geen gevolg is gegeven aan de melding bij een eerstelijnsmeldpunt;
3. het onderzoek na melding bij een eerstelijnsmeldpunt niet grondig en correct is gevoerd;
4. de nodige maatregelen niet zijn genomen indien blijkt dat het om gegronde feiten gaat die bij het eerstelijnsmeldpunt gemeld zijn.

Meer info en klachtenformulier centraal meldpunt: https://diplomatie.belgium.be/nl/integriteit.